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Não é de hoje que a gente enfatiza a importância da tecnologia para simplificar e agilizar a logística. Isso engloba ferramentas de automação, equipamentos modernos, softwares que facilitem a gestão logística e soluções que aprimorem a comunicação entre as transportadoras e os embarcadores, como é o caso do EDI. Mas, afinal, você sabe o que é EDI?
Neste post, vamos explicar o que é EDI, como ele funciona, quais são suas principais aplicações no transporte de cargas e as vantagens que a adoção desse documento padronizado traz para as transportadoras e as empresas que contratam seus serviços. Confira!
O que é EDI?
A sigla EDI representa o termo em língua inglesa Electronic Data Interchange, ou simplesmente intercâmbio eletrônico de dados, em bom português. Trata-se de uma tecnologia desenvolvida para facilitar a troca de informações logísticas entre transportadoras e embarcadores, ou seja, as empresas, lojas e indústrias que contratam o serviço de transporte de cargas.
Na realidade, o EDI tem por objetivo padronizar a comunicação entre diferentes sistemas de informação. Assim, o padrão de um layout EDI orienta a forma como todos os arquivos referentes à carga transportada devem ser gerados e enviados.
Existem diversas possibilidades de se utilizar o EDI em vários setores empresariais e industriais, visando à agilidade, ao aumento da qualidade dos processos e da comunicação, à segurança de dados e à redução de despesas. Neste post, porém, vamos nos ater às aplicações voltadas à logística.
Com o EDI, tanto as empresas contratantes como as transportadoras são capazes de compartilhar dados entre si de forma automática, sem necessidade de digitar as informações e inseri-las no sistema manualmente. Nesse sentido, o layout EDI padronizado ajuda a gerar e administrar os arquivos de dados e permite que a comunicação aconteça sem divergências.
Para que esse padrão seja corretamente seguido e a comunicação entre a transportadora e o embarcador seja mais fluida e ágil, é necessário que os parceiros logísticos entrem em consenso quanto ao layout escolhido. O mais utilizado é o EDI PROCEDA, sobre o qual falaremos a seguir.
O que é EDI PROCEDA?
O EDI permite integrar os sistemas das transportadoras e dos contratantes. Mas, para que essa integração seja bem-sucedida e o intercâmbio de informações seja viável, é preciso que todas as empresas envolvidas cheguem a um acordo quanto ao layout padrão a ser utilizado.
Na década de 90, a empresa Proceda (que sofreu uma fusão e hoje faz parte da Tivit) criou um conjunto de layouts EDI que passou a ser amplamente utilizado e se tornou o padrão do mercado. Hoje, os layouts nesse padrão recebem o nome de EDI PROCEDA, independentemente da empresa que produz o software.
O modelo EDI PROCEDA foi desenvolvido para atender a uma demanda de compartilhamento de informações durante as operações de transporte de cargas e, desde seu surgimento e sua popularização, tem sido um dos modelos de comunicação mais usados no setor de logística.
Como funciona o EDI no transporte de cargas?
No setor logístico, o uso do EDI agiliza a interação entre as partes envolvidas e torna o processo de comunicação entre as empresas embarcadoras e as transportadoras mais eficiente.
Isso diminui o tempo de processamentos dos pedidos e ainda torna os documentos mais confiáveis, já que evita a divergência de informações pois os dados são preenchidos de modo automático e em tempo real.
Esse recurso pode ser utilizado por indústrias, lojistas, operadores de logística, funcionários dos armazéns, transportadoras e outras empresas do setor logístico para facilitar o intercâmbio de informações e reduzir a incidência de falhas, o que leva a uma redução de custos operacionais.
Vantagens do uso do EDI para a transportadora
Já explicamos o que é EDI e para que ele serve. Agora, é hora de tratarmos dos benefícios que ele agrega às empresas de transporte.
Rapidez na troca de informações
Uma das principais vantagens do uso do EDI para as transportadoras é a agilidade no intercâmbio de informações com a empresa que contratou seus serviços. Assim, dados relativos às remessas e às entregas são partilhados rapidamente e os documentos já vêm prontos e no formato certo.
Maior eficiência
Essa agilidade no intercâmbio de dados evita gargalos nos processos logísticos e torna o serviço da transportadora mais eficiente, dinâmico e produtivo, além de otimizar o tempo dos profissionais devido à automatização do preenchimento e do envio das informações.
Menor incidência de erros
Além da rapidez no compartilhamento de informações, o EDI também reduz a incidência de falhas humanas, uma vez que elimina a necessidade de preencher e enviar os dados manualmente. A automatização do processo não só o torna mais veloz como também mais confiável.
Prazos de entrega respeitados
Com processos mais eficientes e produtivos, as entregas são mais rápidas e os prazos são cumpridos. Isso confere mais qualidade ao serviço e é ótimo para a reputação da transportadora.
Diminuição dos custos
Com a automatização, não é preciso gastar papel e tinta com a impressão de documentos e nem ter gastos com o envio de faturas e outras documentações. Além disso, evita erros que geram atrasos e retrabalho, problemas que também encarecem os processos.
Vantagens do uso do EDI para o embarcador
As vantagens do EDI não estão restritas às transportadoras. Para os embarcadores, sejam eles indústrias, lojas virtuais ou empresas de outros setores que precisam do serviço de frete, os benefícios também são muitos!
Mais facilidade na auditoria de frete
Uma das principais vantagens do EDI para os embarcadores é a facilitação da auditoria de frete. Como os dados das faturas são recebidos das transportadoras de forma automática e padronizada, a conferência dos valores de fretes se torna mais rápida e prática. Além disso, a adoção do EDI elimina a necessidade de lançar os dados das faturas recebidas manualmente.
Agilidade nos processos
Tal qual ocorre com as transportadoras, os processos dos embarcadores também se tornam mais ágeis e eficientes quando se conta com o EDI. Isso ocorre porque a empresa já recebe todas as informações automaticamente e de forma padronizada, reunidas em um único arquivo.
Comunicação mais eficiente
A padronização e a automatização também colaboram para uma comunicação mais dinâmica e efetiva, pois a estrutura dos documentos e a disposição das informações garantem processos mais organizados e uma comunicação eficiente, sem mal-entendidos, atrasos ou falhas humanas que poderiam atrapalhar o fluxo de informações.
Redução de falhas
Por falar nisso, a redução de erros nas operações é outra vantagem importante. Como os processos são automáticos e as informações são compartilhadas no padrão correto, há menos risco de falhas humanas, como erros de digitação ou inserção de informações erradas nos documentos.
Redução de custos
Para os embarcadores, também há uma importante redução de custos operacionais, já que não há necessidade de imprimir e enviar uma série de documentos para as transportadoras.
Entregas no prazo
Essa vantagem é especial para os lojistas! Com processos mais ágeis, as entregas das mercadorias também são realizadas mais rapidamente. Os prazos de entrega são obedecidos, algo fundamental para a imagem da loja online.
Experiência de compra satisfatória
Além de as entregas dentro do prazo previsto encantarem os clientes, todo o processo é mais transparente. Os consumidores recebem atualizações constantes sobre o status dos pedidos e são informados sobre qualquer ocorrência. Tudo isso proporciona uma experiência de compra mais satisfatória e contribui para a fidelização.
Aplicações do EDI no transporte de cargas
É possível aplicar o EDI em diversas atividades referentes ao transporte de mercadorias, seja da parte das transportadoras, seja da parte dos embarcadores. Alguns exemplos de aplicações do EDI na logística são:
Envio de pedidos
Os lojistas podem enviar os dados relativos aos pedidos realizados via EDI para as transportadoras. Inclusive, o compartilhamento de arquivos eletrônicos evita uma série de problemas e falhas, como divergências nos dados e perda de informações.
Envio da pré-fatura
Outro documento que o embarcador pode gerar e compartilhar com a transportadora é a pré-fatura de transporte, referente aos valores dos fretes contratados e liberados para faturamento.
Envio de conhecimentos de transporte (CT-e)
As transportadoras também podem enviar os arquivos contendo os conhecimentos de transporte (CT-e) aos embarcadores e até mesmo para outras empresas de transporte em casos de redespacho.
Compartilhamento de notas fiscais
Embora hoje em dia os arquivos em formato xml sejam mais comuns para o envio de notas fiscais eletrônicas, também é possível que as transportadoras transmitam suas notas fiscais para pagamento via EDI.
Transmissão de ocorrências relacionadas às entregas
Ocorrências relativas ao transporte e à entrega de mercadorias, como a coleta e o despacho das remessas, também podem ser informados pelas transportadoras aos embarcadores via EDI.
Envio de cobranças
Os boletos de cobrança podem ser transferidos por EDI pelo sistema da transportadora para o sistema financeiro do embarcador, eliminando a necessidade de envio manual.
Controle de contêineres a serem recebidos
Uma possível aplicação do EDI para a logística internacional é o envio da listagem de contêineres que serão recebidos em um terminal, o que simplifica o controle desse processo e evita erros.
Pedidos de separação de cargas
As atividades realizadas nos armazéns de cargas também podem se beneficiar da tecnologia EDI. Uma das possibilidades para otimizar a rotina é o embarcador enviar um arquivo contendo um pedido de separação de mercadorias ao sistema de gestão de armazéns, o que ajuda a agilizar os processos.
Comprovantes de entrega
Finalmente, as transportadoras podem enviar seus comprovantes de entrega aos embarcadores via EDI, atestando que o serviço foi realizado com sucesso.
ARQUIVOS EDI
Conforme já explicamos, o EDI é uma forma de compartilhamento de informações muito versátil. Os principais arquivos EDI utilizados na logística de transportes são os seguintes:
PREFAT – Pré-fatura de transporte
Um dos documentos que o embarcador envia à transportadora é a pré-fatura de transporte, identificada por um arquivo PREFAT. Trata-se do documento que lista as faturas liberadas e que a transportadora usa como base na hora de cobrar pelo serviço de entrega.
NOTFIS – Notas fiscais
As notas fiscais dos produtos a serem transportados também podem ser enviadas via EDI para as transportadoras, em um arquivo NOTFIS.
Depois que as notas fiscais eletrônicas foram criadas, os lojistas passaram a dar preferência ao envio desses documentos via xml, mas o EDI ainda é utilizado. Vale lembrar que não se pode transportar mercadorias sem nota, daí a importância dessa documentação!
CONEMB – Conhecimentos de transporte
Já as transportadoras devem enviar aos embarcadores os dados relativos aos conhecimentos de transporte, mais conhecidos como CT-es. Essas informações estão contidas num arquivo chamado CONEMB. Quando ocorre redespacho de remessas, uma transportadora deve enviar esse documento para outra.
OCOREN – Ocorrência de entregas
A ocorrência de entregas é o documento que lista qualquer evento ocorrido durante o transporte da carga, tais como danos às mercadorias, extravios ou até mesmo eventuais atrasos na entrega. Tal documento é enviado pelas transportadoras em um arquivo OCOREN.
DOCCOB – Documento de cobrança
Por fim, o documento de cobrança, num arquivo DOCCOB, é enviado pela transportadora e lista todos os conhecimentos de transporte já liberados para o pagamento.
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Agora você já sabe o que é EDI e qual é a importância desse sistema para agilizar o transporte de mercadorias. Mas saiba que só isso não basta: é preciso investir em soluções tecnológicas que permitam otimizar a logística, como é o caso da Central do Frete!
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