Controle de entrega: entenda como fazer

Controle de entrega: entenda como fazer

O controle de entrega é um ponto de suma relevância para as empresas, já que se refere à finalização de todo o processo logístico, que se encerra na entrega dos pedidos aos clientes. 

A falta do controle eficiente nas etapas no processo de entrega pode causar muitos erros, que quando ocorrem bem na hora de o cliente receber sua encomenda, podem gerar prejuízos e muito trabalho para manter o cliente satisfeito. 

Como etapa fundamental, que interfere diretamente para o sucesso da experiência do cliente, o controle de entrega deve ser pensado estrategicamente, garantindo resultados otimizados para as empresas. 

Nesse sentido, vamos mostrar algumas metodologias que se aplicam à identificação e prevenção de erros, muitos deles bastante comuns na rotina logística das empresas. Continue a leitura e confira!

O que é controle de entrega?

O controle de entrega é a maneira de se monitorar em tempo real a entrega das mercadorias, por meio do suporte dos aparatos tecnológicos. Consiste em uma plataforma adequada ao uso logístico, que possibilita a melhoria do planejamento e da execução na movimentação de mercadorias.

Leia também: Logística de entrega: saiba como otimizar o processo

Erros no processo de entrega: como evitar?

A ocorrência de erros no processo de entrega como, por exemplo, atrasos que comprometem a previsão de entrega ou avarias nos produtos, indicam a falta de um planejamento eficiente de entrega

Veja o que não deve ser feito nos tópicos abaixo:  

Falhas na comunicação

As falhas na comunicação podem gerar mais que transtornos, podem chegar a significativos prejuízos para a empresa. Sem um sistema de comunicação interligado entre todos os setores, as falhas podem causar desde a inserção de dados incorretos — como peso do produto — até a cobrança indevida dos clientes. 

Para que o controle de entrega trabalhe de modo funcional, é fundamental investir em um sistema que garanta a efetividade na comunicação entre as equipes de trabalho.  

Atrasos não previstos

O controle de entrega é uma alternativa que pode amenizar os impactos dos atrasos não previstos, que podem levar até mesmo ao cancelamento de compras realizadas. Não há como atingir a redução total dos atrasos nas entregas, já que imprevistos às vezes acontecem. 

Porém, o problema mais ameaçador é a falta de atenção por parte do gestor na hora de planejar os processos de entrega, por meio da inclusão da previsão de atrasos na adoção de estratégias.

Leia também: Entenda os benefícios da logística para e-commerce

Avarias na entrega ou produto trocado

A entrega de mercadorias com avarias ou a entrega de um produto diferente do que consta no pedido são erros que podem simplesmente colocar por água abaixo todo o planejamento estratégico da retenção e fidelização de clientes. 

Ao receber o produto avariado, os clientes podem se sentir insatisfeitos e desmotivados a continuar comprando. Em casos de troca dos produtos, há o transtorno de ter que aguardar todo um novo ciclo de entrega, o que gera desgaste aos clientes. 

Por isso, é muito importante manter a atenção no processo de estocagem, armazenamento e transporte. Além de evitar o retrabalho, é possível poupar aborrecimentos ao consumidor. 

Dificuldade para controles de documentos

A documentação relacionada ao adequado controle de entrega precisa sempre estar disponível e atualizada. Caso contrário, a dificuldade no controle desses documentos pode gerar desgastes e comprometer o fluxo dos serviços.  

Por esse motivo, é importante manter o processo de organização digital da empresa. A medida é válida tanto para documentos internos quanto externos, como relatórios, conhecimento de transporte eletrônico e notas fiscais.

Leia também: Transporte de encomendas: 9 dicas para escolher o frete ideal

Benefícios do controle de entrega

Conheça agora alguns benefícios em manter um controle de entrega organizado e acessível:

Mais segurança nas entregas

Para que o controle de entrega seja mais eficiente e ofereça resultados satisfatórios, é imprescindível manter a segurança logística, desde os profissionais e veículos até as cargas. 

O acompanhamento da frota em tempo real, por meio do uso de tecnologias de rastreamento, é uma das alternativas que contribuem para garantir a segurança nas entregas

Menos ansiedade para os clientes

Se o cliente não consegue acompanhar o percurso da sua encomenda, pode se sentir ansioso e inseguro, o que não é favorável para a empresa. 

Ao acessar o sistema de monitoramento digital, o cliente pode obter mais detalhes sobre a entrega da sua compra, o que reduz o nível de ansiedade e ainda conta pontos a favor da transparência da empresa.

Clima amistoso para a equipe

Ao disponibilizar informações e permitir seu acesso a todos os setores, o controle de entrega auxilia no melhor entrosamento das equipes, tornando o ambiente de trabalho mais produtivo e menos estressante. 

Assim, os gerentes também se sentem menos sobrecarregados e a ocorrência de erros tende a diminuir, criando um clima amigável para todos os colaboradores.

calcular frete

Como realizar o controle de entrega de maneira eficiente

Agora que você já sabe ao que se atentar para evitar erros, vamos indicar boas práticas para um controle de entrega de qualidade. Confira:

Estabelecer metas ambiciosas, mas viáveis

Ao estabelecer as metas, é preciso considerar não só o patamar que a empresa pretende alcançar, como também a viabilidade para se atingir o objetivo

Com isso, o controle de entrega deve dispor de um planejamento que contenha o cronograma compatível com as capacidades logísticas da empresa, respeitando suas potencialidades e limites. 

Tal medida evita frustrações tanto para o gestor como para o cliente, já que a empresa vai se pautar naquilo que realmente consegue entregar. 

Comunicação entre os setores

A comunicação eficaz entre os setores é fundamental para o bom andamento das atividades. Dentre outras vantagens, ela permite que se estabeleça a integração dos processos, tornando a rotina de trabalho mais ágil. 

Também auxilia na identificação mais rápida de problemas, o que propicia maior fluidez na proposição de soluções.

Leia também: Calcular frete: como conseguir o melhor preço?

Ter um bom controle de estoque

O controle de estoque efetivo aumenta consideravelmente a eficácia do controle de entrega, visto que auxilia na disponibilidade das mercadorias e impede o armazenamento excessivo de produtos com baixa saída. 

Assim, é possível evitar a venda de produtos que ainda não constam no estoque, bem como a prorrogação do prazo de entrega, que pode ser ainda prejudicial no relacionamento com o cliente. 

Expedição minuciosa das mercadorias 

O processo de expedição das mercadorias deve ser conduzido com atenção a cada detalhe, pois assim o cliente vai ter a garantia de receber sua encomenda sem avarias. Uma das fases deste processo é a separação do pedido, que pode ser efetuada de maneira organizada, a fim de evitar falhas. 

O controle de qualidade também é essencial, já que permite acompanhar o percurso do material embalado, bem como as condições do veículo de transporte e a conferência dos documentos. Com isso, o controle de entrega pode ser ainda mais eficiente, graças à preparação adequada das encomendas para o envio.

Gerenciamento de KPI’s

Os indicadores de performance possibilitam a análise estratégica dos dados como, por exemplo, dos itens que levam mais ou menos tempo para serem entregues. A partir disso, a tomada de decisões é mais acessível e ágil. 

Outro indicador relevante é a mensuração dos itens devolvidos devido a avarias, que deve se manter dentro de um limite para não comprometer a sobrevivência da empresa no mercado. Os indicadores ainda podem auxiliar no diagnóstico dos pontos fortes e fracos do seu negócio, ajudando a traçar as metas a médio e longo prazo. 

Em relação à satisfação dos clientes, o On Time In Full — OTIF — é uma ótima alternativa, já que analisa desde a entrega no prazo (On Time) até se as condições do produto estão de acordo com o que foi solicitado pelo cliente (In Full)

Quando a expectativa do cliente é positiva, a empresa registra um OTIF elevado. Mas quando o indicador sinaliza um resultado abaixo do esperado, é hora de repensar a estratégia de ação e melhorar as atividades da cadeia logística. 

Leia também: Como fazer uma gestão de frete eficiente?

Saber adequar os prazos de entrega

A adequação dos prazos de entrega pode ser vantajosa para otimizar ainda mais o serviço de controle de entrega, mas deve ser realizada de maneira cautelosa. Se existem oportunidades de alteração na rota programada, é importante aproveitar o mesmo veículo para entregas em localidades relativamente próximas. 

Isso leva à diminuição de custos, porém é igualmente importante ser flexível sem desrespeitar o prazo de entrega ao cliente, pois o que parecia uma vantagem pode vir a comprometer a imagem da empresa. 

Contar com o melhor custo-benefício na cotação do frete

Por meio do controle de entrega, é possível estabelecer o melhor custo-benefício na cotação do frete, relacionando a modalidade e a funcionalidade do frete, além do preço. 

Nem sempre é tarefa fácil saber qual transportadora combina devidamente esses fatores e a partir de qual deles a sua empresa deve fechar uma parceria. Ainda assim, em plataformas de cotação de frete a visualização das diferentes opções facilita a gestão de frete, sendo mais viável a comparação das prestadoras desses serviços.   

Conclusão

O controle de entrega é um processo de alta complexidade e ao mesmo tempo incontornável. Apesar disso, existem maneiras de atenuar as dificuldades, como a opção por ações que reduzam o tempo despendido para a execução desta atividade. 

Uma alternativa que pode ser adotada é delegar a função do cálculo do frete para uma ferramenta tecnológica, que dispõe de eficiência, além de ser altamente confiável. 

A Central do Frete oferece uma solução que permite calcular o valor do frete em diferentes transportadoras, atuando exclusivamente nesta demanda. Você não pode deixar de contar com quem realmente entende de otimização em gestão de fretes, conheça de perto a Central do Frete e deixe seus problemas no passado!

Deixe uma resposta