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Manter um controle rígido do estoque é essencial para uma gestão corporativa eficiente, por diversos motivos. Além de ajudar o gestor a planejar melhor as compras e evitar desperdícios, também é uma ótima maneira de se prevenir contra a perda de produtos por falta de validade, furto ou deterioração dentro dos armazéns. Por isso, ter uma planilha de controle de estoque atualizada é fundamental!
Mas, afinal, no que consiste esse instrumento tão útil para a gestão, e por que é tão importante para o sucesso dos negócios? Neste post, você vai entender direitinho o que é uma planilha de controle de estoque e aprender a estruturá-la da melhor forma!
O que é uma planilha de controle de estoque?
A planilha de controle de estoque nada mais é do que um documento, criado em softwares como o Excel ou o Google Planilhas, que serve para registrar todo o fluxo de entrada e saída de produtos, matérias-primas e insumos necessários para as operações da empresa nos estoques.
Aqui, é importante pontuar que uma boa administração do estoque envolve não só o registro de entrada e saída de produtos do inventário como também a fiscalização desses processos e seu gerenciamento, visando a identificar gargalos e buscar otimizações constantes.
A estrutura da planilha de controle de estoque não é propriamente complicada. Ela contém algumas colunas obrigatórias, comuns a todos os negócios, e outras customizáveis, que refletem a natureza e as necessidades específicas da empresa.
O legal é isso: como qualquer documento realmente útil, a planilha de controle de estoque pode ser adaptada para o setor de atuação de sua empresa e incluir informações relevantes para sua administração.
Nesse documento, estão incluídos os detalhes sobre os itens que entram e saem do estoque, seus valores, data da movimentação, identificação do fornecedor ou do comprador, o motivo da saída do estoque (por exemplo, se foi por venda ou porque o prazo de validade venceu), entre outras informações importantes para o controle.
Qual a importância de usar uma planilha de controle de estoque?
A gestão dos estoques da empresa é uma tarefa importantíssima para o bom andamento das operações, já que permite organizar melhor as provisões e entender mais a fundo a demanda do negócio. Inclusive, essa é uma ótima vacina contra prejuízos financeiros, já que evita o encalhe de produtos e também sua escassez, duas situações que podem gerar grandes perdas.
Na rotina de um empreendimento, existe um fluxo constante de entradas e saídas de mercadorias. Afinal, quando o planejamento é bem feito, a todo momento chegam reposições e produtos novos dos fornecedores, assim como novas vendas são concretizadas e os produtos deixam os estoques para serem vendidos aos clientes.
Essa movimentação intensa de compra e venda dificulta os registros e, muitas vezes, é complicado saber o número exato de mercadorias disponíveis nos armazéns, a frequência com que elas são vendidas, entre outras informações necessárias para uma boa gestão. Assim, adotar uma planilha de controle de estoque ajuda a organizar o estoque e atualizá-lo de maneira mais dinâmica.
Os benefícios de usar uma ferramenta como essa não são poucos! O controle preciso dos estoques ajuda a tomar decisões logísticas mais acertadas e planejar melhor as encomendas aos fornecedores, pois fornece muito mais embasamento para que se possa agir em função das informações do negócio, não de mero achismo.
Além disso, evita duas situações recorrentes e superchatas: a perda de produtos nos estoques e mercadorias em falta. Muitas vezes, por má gestão dos inventários, os itens sofrem avarias, estragam, são furtados ou simplesmente precisam ser descartados porque passaram da validade. Isso, é claro, representa perda de dinheiro.
A situação oposta é igualmente prejudicial: muitas vezes, a reposição não é bem planejada e faltam itens em estoque. Ou, pior ainda, o estoque não foi atualizado e a indisponibilidade de um produto só é descoberta após o cliente realizar o pedido, forçando o cancelamento da compra e causando uma imensa frustração. Tudo isso pode ser facilmente resolvido se o gestor criar uma planilha de controle de estoque e a mantiver atualizada.
Há, ainda, outras vantagens claras. Um estoque mais organizado, com os registros devidamente feitos, permite controlar o fluxo de caixa e entender com mais clareza quais itens saem mais e precisam ser repostos com maior frequência, e quais estão sendo “desprezados” pelo público. Assim, evita-se gastar dinheiro com produtos que encalham e pode-se investir em mercadorias mais rentáveis.
Além disso, a planilha de controle de estoque colabora para um bom retorno financeiro, pois permite ao gestor acompanhar as vendas e se preparar para o aumento da demanda por itens sazonais, encomendando as mercadorias aos fornecedores com antecedência e se posicionando um passo à frente dos concorrentes.
Tipos de planilha de controle de estoque
Pontuada a importância de gerenciar e organizar o estoque, registrando as entradas e saídas, resta a dúvida: como fazer isso da maneira mais eficiente? Na realidade, a administração do estoque pode ser feita de forma manual: usando uma planilha de controle a ser preenchida conforme os itens entram e saem dos armazéns, que pode ser feita em qualquer programa capaz de criar tabelas, ou por um sistema automático de gestão de estoque.
A planilha de controle de estoque manual é muito eficaz, mas requer organização, já que não se pode esquecer de atualizar os registros: é preciso que todas as movimentações sejam registradas rigorosamente e, de preferência, em tempo real. Essa é uma forma mais barata e simples, por isso, acaba sendo mais acessível para empresas de todos os portes.
Já o sistema automático de controle de estoque é a resposta para quem precisa otimizar o tempo e agilizar os processos, já que permite automatizar essa tarefa. Esse tipo de software também evita falhas humanas e permite usar melhor o tempo das equipes da empresa. Portanto, é um investimento que pode valer a pena, sobretudo para empresas maiores.
Elementos fundamentais de uma planilha de controle de estoque
Embora a planilha de controle de estoque possa ser customizada de acordo com as necessidades da empresa, existem alguns elementos que não podem faltar:
Entrada e saída de caixa
A entrada de itens no estoque se refere às mercadorias adquiridas, entregues pelos fornecedores. Vale para produtos a pronta entrega para serem comercializados por lojistas, matérias-primas para a fabricação de mercadorias e até itens de consumo, necessários para as operações da empresa (tipo material de escritório, itens de higiene pessoal de uso coletivo, entre outros).
A saída de itens, por sua vez, representa as vendas realizadas. Nessa etapa, as mercadorias saem do estoque da empresa e passam às mãos dos compradores, e é necessário dar baixa nos produtos assim que são vendidos.
É importante manter o registro dessas movimentações atualizado e sob controle, portanto, as colunas de entrada e de saída não podem faltar em sua planilha de controle de estoque!
Localização e código de cada item
Outro elemento que deve estar presente em qualquer planilha de controle de estoque é a descrição de cada item armazenado, incluindo as principais informações sobre as mercadorias e seus prazos de validade.
Descrição dos produtos
Também é essencial incluir uma coluna com a localização das mercadorias no inventário e os códigos sob os quais elas foram cadastradas. Isso ajuda a organizá-las e administrá-las de forma mais ágil e eficaz.
Preço dos produtos
O preço dos produtos também é uma informação que não deve ficar de fora da planilha de controle de estoque. Isso é importante por várias razões, mas, sobretudo porque ajuda no cálculo do lucro bruto por meio do custo de mercadorias vendidas e, assim, descobrir exatamente quais foram os ganhos a partir dos produtos comercializados.
Tipo de produto
Também é legal incluir uma coluna com o tipo de produto. Categorizar as mercadorias armazenadas ajuda na hora de pesquisar por determinado item.
Saldo do produto no estoque
É claro que não pode faltar uma coluna com o saldo de cada produto no estoque. Você pode, inclusive, categorizar de acordo com a quantidade, estabelecendo padrões para um estoque normal ou confortável, um estoque perigoso, que esteja no limite mínimo, e os produtos completamente zerados, sem estoque algum.
Acompanhar essa coluna é essencial para manter o estoque sob controle e planejar melhor as compras. Mas é claro que, para isso funcionar, é necessário que as colunas de entrada e de saída estejam devidamente atualizadas.
Nome e contato do fornecedor
Por fim, é bacana incluir os dados dos fornecedores de cada mercadoria, pois isso ajuda tanto na hora de realizar os pagamentos quanto para saber com quem entrar em contato caso haja qualquer intercorrência.
Como montar uma planilha de controle de estoque
Com todas as colunas e informações estruturadas, montar a planilha de controle de estoque propriamente dita é bem simples. Inclusive, há sites na internet especializados nesse tipo de material que fornecem templates customizáveis para você preencher e personalizar como quiser.
Outra opção é simplesmente criar sua planilha a partir dos modelos oferecidos pelo próprio Excel. Para isso, basta iniciar o programa, clicar na opção “novo” e, em seguida, em “procurar modelos online”.
Nesse momento, vai abrir um campo de pesquisa, onde você deve buscar pela palavra “estoque”. A ferramenta vai mostrar várias opções disponíveis, e basta escolher a que melhor atender à sua necessidade. Escolhido o modelo ideal é preciso fazer o download e editá-la como achar melhor. Para isso, clique na opção “criar”.
Prontinho! O modelo de planilha será aberto em seu computador e você poderá alterar os campos que preferir, deixando a planilha de controle de estoque com a sua cara.
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Agora que você já se familiarizou com a planilha de controle de estoque e entende como essa ferramenta pode ajudar, chegou a hora de pensar em outras soluções tecnológicas que facilitem a sua gestão, sobretudo no que diz respeito à logística! Por isso, que tal conhecer o serviço da Central do Frete?
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