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O controle de entrega é um ponto de suma relevância para as empresas, já que se refere à finalização de todo o processo logístico, que se encerra na entrega dos pedidos aos clientes.
A falta do controle eficiente nas etapas no processo de entrega pode causar muitos erros, que quando ocorrem bem na hora de o cliente receber sua encomenda, podem gerar prejuízos e muito trabalho para manter o cliente satisfeito.
Como etapa fundamental, que interfere diretamente para o sucesso da experiência do cliente, o controle de entrega deve ser pensado estrategicamente, garantindo resultados otimizados para as empresas.
Nesse sentido, vamos mostrar algumas metodologias que se aplicam à identificação e prevenção de erros, muitos deles bastante comuns na rotina logística das empresas. Continue a leitura e confira!
O que é controle de entrega?
O controle de entrega é a maneira de se monitorar em tempo real a entrega das mercadorias, por meio do suporte dos aparatos tecnológicos. Consiste em uma plataforma adequada ao uso logístico, que possibilita a melhoria do planejamento e da execução na movimentação de mercadorias.
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Erros no processo de entrega: como evitar?
A ocorrência de erros no processo de entrega como, por exemplo, atrasos que comprometem a previsão de entrega ou avarias nos produtos, indicam a falta de um planejamento eficiente de entrega.
Veja o que não deve ser feito nos tópicos abaixo:
Falhas na comunicação
As falhas na comunicação podem gerar mais que transtornos, podem chegar a significativos prejuízos para a empresa. Sem um sistema de comunicação interligado entre todos os setores, as falhas podem causar desde a inserção de dados incorretos — como peso do produto — até a cobrança indevida dos clientes.
Para que o controle de entrega trabalhe de modo funcional, é fundamental investir em um sistema que garanta a efetividade na comunicação entre as equipes de trabalho.
Atrasos não previstos
O controle de entrega é uma alternativa que pode amenizar os impactos dos atrasos não previstos, que podem levar até mesmo ao cancelamento de compras realizadas. Não há como atingir a redução total dos atrasos nas entregas, já que imprevistos às vezes acontecem.
Porém, o problema mais ameaçador é a falta de atenção por parte do gestor na hora de planejar os processos de entrega, por meio da inclusão da previsão de atrasos na adoção de estratégias.
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Avarias na entrega ou produto trocado
A entrega de mercadorias com avarias ou a entrega de um produto diferente do que consta no pedido são erros que podem simplesmente colocar por água abaixo todo o planejamento estratégico da retenção e fidelização de clientes.
Ao receber o produto avariado, os clientes podem se sentir insatisfeitos e desmotivados a continuar comprando. Em casos de troca dos produtos, há o transtorno de ter que aguardar todo um novo ciclo de entrega, o que gera desgaste aos clientes.
Por isso, é muito importante manter a atenção no processo de estocagem, armazenamento e transporte. Além de evitar o retrabalho, é possível poupar aborrecimentos ao consumidor.
Dificuldade para controles de documentos
A documentação relacionada ao adequado controle de entrega precisa sempre estar disponível e atualizada. Caso contrário, a dificuldade no controle desses documentos pode gerar desgastes e comprometer o fluxo dos serviços.
Por esse motivo, é importante manter o processo de organização digital da empresa. A medida é válida tanto para documentos internos quanto externos, como relatórios, conhecimento de transporte eletrônico e notas fiscais.
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Benefícios do controle de entrega
Conheça agora alguns benefícios em manter um controle de entrega organizado e acessível:
Mais segurança nas entregas
Para que o controle de entrega seja mais eficiente e ofereça resultados satisfatórios, é imprescindível manter a segurança logística, desde os profissionais e veículos até as cargas.
O acompanhamento da frota em tempo real, por meio do uso de tecnologias de rastreamento, é uma das alternativas que contribuem para garantir a segurança nas entregas.
Menos ansiedade para os clientes
Se o cliente não consegue acompanhar o percurso da sua encomenda, pode se sentir ansioso e inseguro, o que não é favorável para a empresa.
Ao acessar o sistema de monitoramento digital, o cliente pode obter mais detalhes sobre a entrega da sua compra, o que reduz o nível de ansiedade e ainda conta pontos a favor da transparência da empresa.
Clima amistoso para a equipe
Ao disponibilizar informações e permitir seu acesso a todos os setores, o controle de entrega auxilia no melhor entrosamento das equipes, tornando o ambiente de trabalho mais produtivo e menos estressante.
Assim, os gerentes também se sentem menos sobrecarregados e a ocorrência de erros tende a diminuir, criando um clima amigável para todos os colaboradores.
Como realizar o controle de entrega de maneira eficiente
Agora que você já sabe ao que se atentar para evitar erros, vamos indicar boas práticas para um controle de entrega de qualidade. Confira:
Estabelecer metas ambiciosas, mas viáveis
Ao estabelecer as metas, é preciso considerar não só o patamar que a empresa pretende alcançar, como também a viabilidade para se atingir o objetivo.
Com isso, o controle de entrega deve dispor de um planejamento que contenha o cronograma compatível com as capacidades logísticas da empresa, respeitando suas potencialidades e limites.
Tal medida evita frustrações tanto para o gestor como para o cliente, já que a empresa vai se pautar naquilo que realmente consegue entregar.
Comunicação entre os setores
A comunicação eficaz entre os setores é fundamental para o bom andamento das atividades. Dentre outras vantagens, ela permite que se estabeleça a integração dos processos, tornando a rotina de trabalho mais ágil.
Também auxilia na identificação mais rápida de problemas, o que propicia maior fluidez na proposição de soluções.
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Ter um bom controle de estoque
O controle de estoque efetivo aumenta consideravelmente a eficácia do controle de entrega, visto que auxilia na disponibilidade das mercadorias e impede o armazenamento excessivo de produtos com baixa saída.
Assim, é possível evitar a venda de produtos que ainda não constam no estoque, bem como a prorrogação do prazo de entrega, que pode ser ainda prejudicial no relacionamento com o cliente.
Expedição minuciosa das mercadorias
O processo de expedição das mercadorias deve ser conduzido com atenção a cada detalhe, pois assim o cliente vai ter a garantia de receber sua encomenda sem avarias. Uma das fases deste processo é a separação do pedido, que pode ser efetuada de maneira organizada, a fim de evitar falhas.
O controle de qualidade também é essencial, já que permite acompanhar o percurso do material embalado, bem como as condições do veículo de transporte e a conferência dos documentos. Com isso, o controle de entrega pode ser ainda mais eficiente, graças à preparação adequada das encomendas para o envio.
Gerenciamento de KPI’s
Os indicadores de performance possibilitam a análise estratégica dos dados como, por exemplo, dos itens que levam mais ou menos tempo para serem entregues. A partir disso, a tomada de decisões é mais acessível e ágil.
Outro indicador relevante é a mensuração dos itens devolvidos devido a avarias, que deve se manter dentro de um limite para não comprometer a sobrevivência da empresa no mercado. Os indicadores ainda podem auxiliar no diagnóstico dos pontos fortes e fracos do seu negócio, ajudando a traçar as metas a médio e longo prazo.
Em relação à satisfação dos clientes, o On Time In Full — OTIF — é uma ótima alternativa, já que analisa desde a entrega no prazo (On Time) até se as condições do produto estão de acordo com o que foi solicitado pelo cliente (In Full).
Quando a expectativa do cliente é positiva, a empresa registra um OTIF elevado. Mas quando o indicador sinaliza um resultado abaixo do esperado, é hora de repensar a estratégia de ação e melhorar as atividades da cadeia logística.
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Saber adequar os prazos de entrega
A adequação dos prazos de entrega pode ser vantajosa para otimizar ainda mais o serviço de controle de entrega, mas deve ser realizada de maneira cautelosa. Se existem oportunidades de alteração na rota programada, é importante aproveitar o mesmo veículo para entregas em localidades relativamente próximas.
Isso leva à diminuição de custos, porém é igualmente importante ser flexível sem desrespeitar o prazo de entrega ao cliente, pois o que parecia uma vantagem pode vir a comprometer a imagem da empresa.
Contar com o melhor custo-benefício na cotação do frete
Por meio do controle de entrega, é possível estabelecer o melhor custo-benefício na cotação do frete, relacionando a modalidade e a funcionalidade do frete, além do preço.
Nem sempre é tarefa fácil saber qual transportadora combina devidamente esses fatores e a partir de qual deles a sua empresa deve fechar uma parceria. Ainda assim, em plataformas de cotação de frete a visualização das diferentes opções facilita a gestão de frete, sendo mais viável a comparação das prestadoras desses serviços.
Conclusão
O controle de entrega é um processo de alta complexidade e ao mesmo tempo incontornável. Apesar disso, existem maneiras de atenuar as dificuldades, como a opção por ações que reduzam o tempo despendido para a execução desta atividade.
Uma alternativa que pode ser adotada é delegar a função do cálculo do frete para uma ferramenta tecnológica, que dispõe de eficiência, além de ser altamente confiável.
A Central do Frete oferece uma solução que permite calcular o valor do frete em diferentes transportadoras, atuando exclusivamente nesta demanda. Você não pode deixar de contar com quem realmente entende de otimização em gestão de fretes, conheça de perto a Central do Frete e deixe seus problemas no passado!
