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Qualquer assunto que gire em torno do tema “frete” é do interesse de todo gestor de e-commerce. Afinal, o frete é um fator decisivo para a concretização da compra online, sendo um dos principais responsáveis pelo temido abandono de carrinho. Por isso, quem quer prosperar no ramo do comércio eletrônico precisa se preocupar com a qualidade e a eficiência da entrega das mercadorias e, é claro, com o valor do frete.
É extremamente importante garantir uma entrega eficiente, veloz e cuidadosa, com um preço justo. Afinal, os produtos precisam chegar rapidamente e em perfeito estado à casa dos clientes, sem que estes precisem desembolsar uma pequena fortuna pelo frete. Por esse motivo, a gestão de fretes é imprescindível para o sucesso de um negócio online.
Por sorte, existe uma maneira infalível de otimizar a gestão de fretes, aprimorar a qualidade do serviço e, de quebra, ajudar a cortar custos: a conciliação de frete! Quer entender o que é esse processo e qual é a sua importância para as lojas virtuais? Neste post, a gente explica tudo.
O que é a conciliação de frete?
A conciliação de frete nada mais é do que um sistema de conferência dos fretes, uma espécie de auditoria de todas as entregas realizadas pelos Correios ou por transportadoras privadas, visando a checar se os valores cobrados coincidem com os serviços, se os parâmetros de qualidade estão sendo cumpridos e se os processos estão sendo respeitados.
Um exemplo muito comum de conciliação de frete é quando o embarcador erra ao passar o peso e a medida da carga para a transportadora, fazendo com que a cotação de frete não fique com o valor correto — já que foi baseada nas informações fornecidas. Assim que a carga coletada chega na expedição, ela passa pelo processo de conferência e, com base nas informações coletadas, o valor do frete é definido. A cobrança, portanto, é feita com base no valor aferido pela transportadora e não pela cotação realizada.
Algumas cargas ainda são aferidas manualmente e por isso não podemos descartar o erro humano em alguns casos. Mas de forma geral, as grandes transportadoras possuem esteiras que pesam e calculam a cubagem da carga automaticamente, minimizando a ocorrência de erros.
Além de analisar os valores cobrados pelas empresas para transportar seus produtos até o consumidor final, a conciliação de frete também envolve a checagem de taxas e outros detalhes previamente negociados.
O principal objetivo de um sistema de conciliação de frete é evitar que o lojista pague valores que não correspondam aos serviços contratados. Quando realizado com competência e regularidade, esse processo permite conferir se houve atraso, extravio, e se todas as entregas contratadas foram realizadas com sucesso.
No processo de conciliação de frete, é possível detectar duplicidades de pagamento, falhas e até a cobrança de entregas que não foram realizadas. Além disso, essa auditoria permite identificar precocemente qualquer problema ou gargalo que possa causar prejuízos para a empresa.
Ao realizar a conciliação de frete da maneira adequada, pode-se obter importantes insights sobre a qualidade dos serviços, para que se possa aprimorá-los. O processo também ajuda a avaliar como os custos de frete afetam o faturamento, para que a operação seja ajustada com foco na redução de despesas.
Qual a importância de realizar a conciliação de frete?
A conciliação de frete é importante para os lojistas por várias razões. Uma das principais é a seguinte: realizar esse processo identifica e diminui as falhas nos processos de logística, auxiliando a reduzir prejuízos e maximizar a lucratividade da loja virtual.
Além disso, a conciliação de frete favorece o controle financeiro da empresa, ajuda a otimizar os processos de entregas para melhorar a experiência de compra dos clientes (e, consequentemente, aumentar a satisfação) e, finalmente, aprimora a gestão.
Inclusive, a conciliação de frete ajuda a entender alguns detalhes cruciais para o processo de venda e que também influenciam no valor que as transportadoras e os Correios cobram para realizar as entregas, como a incidência de pedágios e taxas, o peso e as dimensões das mercadorias, o prazo de entrega, a cubagem, entre outros fatores que precisam ser checados para não gerarem prejuízos.
Quais os benefícios da conciliação de frete?
Redução de custos
Uma das maiores vantagens da conciliação de frete é a redução das despesas com as entregas, que podem ser muito expressivas. Isso acontece porque a conferência permite identificar entraves e erros e a realizar melhorias no processo para torná-lo mais ágil, diminuindo os custos envolvidos.
Aumento da produtividade
Ao identificar esses gargalos e pontos de melhoria, fica mais fácil agir para resolver os problemas pontuais e otimizar os processos operacionais, tornando-os mais eficazes. Isso contribui para a produtividade, com entregas mais velozes e eficientes.
Melhora na gestão
Realizar a conciliação de frete contribui para a geração de vários dados cruciais para o crescimento da empresa, como os custos operacionais e o fluxo de caixa. Essas informações podem ser utilizadas para aprimorar a gestão e alcançar resultados cada vez melhores.
Maior lucratividade
Ao detectar eventuais problemas que podem resultar em prejuízos e corrigi-los rapidamente, a empresa vira o jogo e garante sua lucratividade. Assim, de uma forma meio indireta, a conciliação de frete contribui para resultados financeiros mais expressivos no fim do mês.
Comparação de preços
Realizar a conciliação de frete facilita a comparação entre os valores e as condições de cada transportadora privada, contribuindo para uma tomada de decisão mais inteligente e otimizando o leque de empresas fornecedoras. Além disso, essa cotação oferece base para negociações mais vantajosas, afetando diretamente a lucratividade.
Cobrança de frete mais justa
Realizar a conciliação de frete garante que o valor cobrado pelos fretes corresponda exatamente às entregas realizadas, sem risco de pagar por um serviço que não foi feito, ou que foi mal executado. Em outras palavras, há garantia de que a cobrança é justa e coincide com o serviço prestado.
Redução de custos
Como a conciliação de frete, fica mais fácil identificar divergências entre o os valores cobrados e os serviços executados. Assim, é possível fazer a correção desses erros e retificar os valores antes que eles causem prejuízos à loja.
Entregas mais rápidas e clientes mais felizes
Um “efeito colateral” da conciliação do frete é que, indiretamente, ela contribui para otimizar as entregas. Ao diminuir a incidência de erros ao longo do processo, é possível tornar as entregas mais rápidas e eficientes. Com isso, a experiência de compra melhora e os clientes ficam ainda mais satisfeitos!
Como fazer a conciliação de frete?
É importante entender como o processo de conciliação de frete é realizado, mesmo que você opte por automatizar essa tarefa. O primeiro passo é analisar um documento chamado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), emitido pelas transportadoras.
Nessa fase, deve-se verificar se o valor cobrado corresponde ao que havia sido acordado no CTe. Em caso de divergências, a recomendação é entrar em contato com a transportadora o quanto antes para retificar.
Além disso, é preciso conferir todas as faturas em busca de eventuais erros. Nessa fase, pode haver vários problemas, como valores de cotações errados, cálculos fora da tabela negociada, inclusão de serviços que não foram realizados e cobranças duplicadas. Tudo isso pode ser identificado na auditoria.
Conciliação de frete automática ou manual?
Existem várias formas de fazer a conciliação de frete, algumas mais práticas do que as outras. Uma opção é conferir tudo de forma manual, juntando recibos e notas e somando todos os valores. Como você deve imaginar, esse processo é inviável para a maior parte dos lojistas, já que levaria muito tempo e demandaria muitos esforços.
Para otimizar os recursos e poupar um tempo precioso, o melhor a se fazer é realizar a conciliação de frete de maneira automática. Afinal, esse é aquele tipo de processo que, quando feito manualmente, requer muita mão de obra e longas horas de trabalho. Além de pouco produtivo, isso acarreta falhas humanas.
Por outro lado, ao automatizar essa tarefa, ganha-se em produtividade, já que o processo é realizado por cruzamento automático de dados e se torna muito mais ágil, prático e eficiente, sem desperdiçar o tempo de sua equipe e reduzindo as chances de erros.
Para automatizar a conciliação de frete, existem duas opções. Uma delas seria adotar um sistema de gestão que já conte com essa funcionalidade nativa. Essa pode ser uma solução boa para quem ainda não criou a loja online, já que a migração entre sistemas nem sempre é viável.
Outra alternativa seria contratar um software específico para essa tarefa que tenha integração com a plataforma de vendas utilizada.
Além disso, existem ferramentas online que podem ser utilizadas para auxiliar a conciliação de frete, já que permitem solicitar orçamentos, comparar preços, gerenciar cotações e controlar as informações relativas aos fretes.
Facilite a conciliação de frete com a Central do Frete
Agora que você já está por dentro de todos os pormenores envolvendo a conciliação de frete, que tal conhecer uma forma super prática de realizar a gestão dos fretes contratados? Sim, é possível fazer isso no site da Central do Frete, sem complicação!
Além de realizar a cotação de fretes online, comparar as opções e realizar a contratação na mesma hora, a Central do Frete facilita o seu controle, permitindo que você gerencie os serviços contratados e pagos dentro de nossa plataforma.
Usando o seu login e a senha, é possível administrar todas as cotações de frete realizadas, pagar as faturas, rastrear as cargas e acessar todas as informações em um só lugar. Isso facilita sua gestão de frete e agiliza a conferência. É a maneira mais simples de manter tudo sob controle!
A Central do Frete ajuda lojistas a realizar a gestão de fretes com praticidade e segurança. Quer aproveitar todas as vantagens que podemos oferecer para a sua loja virtual? Então é só visitar o nosso site e fazer o seu cadastro!
