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Imagine a sua expedição com diversas cargas para serem entregues a diferentes transportadoras, agora imagine uma transportadora chegando em seu endereço para realizar a coleta sem ao menos lhe entregar uma ordem de coleta, documento que ajuda a identificar qual é a nota que deverá ser entregue ao profissional que se deslocou até o seu endereço para a realização do serviço de coleta.
A transportadora chegar sem a ordem de coleta e sem saber qual é a nota à ser coletada é algo que não deveria ocorrer , mas é relativamente comum e sua empresa precisa estar preparada para lidar com esse tipo de situação, então se você não deseja perder tempo e a paciência, separamos uma dica simples , mas que vai acabar de vez com o problema de localização da nota que deve ser entregue.
Saber antecipadamente quais foram as transportadoras contratadas
Parece simples, não é mesmo? Mas você ter uma anotação de cada transportadora contratada e de cada nota que deverá ser entregue para cada uma, elimina todos os problemas causados pela falta do documento de ordem de coleta, dessa maneira, basta questionar qual é a transportada e entregar todas as notas disponíveis para o profissional daquela transportadora.
Ordem de coleta não é válida como comprovante de coleta
Isso mesmo, a ordem de coleta não é válida como comprovação de que a transportadora efetuou a coleta da mercadoria, é apenas um comprovante de que a transportadora foi até o seu endereço.
Já aconteceu da transportadora ir até seu endereço e por algum motivo você dispensa a coleta sem ter entregue nenhuma mercadoria?
Se sim, provavelmente o ajudante/motorista lhe entregou a ordem de coleta na chegada e você ficou em posse do documento, mas não entregou nenhuma mercadoria, por isso mesmo, a ordem de coleta não é válida como comprovação de que a coleta efetuada.
Bom! Até aqui eu entendi, mas e sobre o romaneio de coleta?
Foi necessário falarmos da ordem de coleta antes do romaneio de coleta para deixar claro que não importa qual é o processo da transportadora e sim a forma como sua empresa se prepara para recebê-la, reforçamos assim, que é fundamental saber como localizar a nota que deve ser entregue e se precaver com a comprovação de que a nota realmente foi entregue.
Para um melhor controle de sua expedição e para eliminar problemas posteriores ao serviço de coleta, indicamos com todas as nossas forças.risos que você faça a utilização do romaneio de coleta em sua expedição.
O QUE É O ROMANEIO DE COLETA ?
O romaneio de coleta pode ser definido como o documento utilizado para comprovação de que o serviço de coleta foi realizado. Seu objetivo é concentrar em um único local, os dados mais relevantes.
Neste documento é importante que inclua as seguintes informações:
- Número da Nota Fiscal
- Quantidade volumes
- Nome responsável expedição (embarcador)
- Nome da transportadora
- Placa do Veículo (transportadora)
- Nome do responsável (transportadora)
- Data e Horário
É fundamental pedir para o que profissional responsável pela coleta faça a assinatura do documento.
Quais são os benefícios de se utilizar o romaneio de coleta
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Comprovar que a coleta realmente aconteceu
Não é comum, mas existem casos em que as transportadoras não localizam determinada nota fiscal e pedem provas de que realmente eles são os responsáveis.
Este documento comprova que o serviço de coleta realmente ocorreu e isso é tudo o que você precisa. Thiago F. Swistalski – CEO Central do Frete.
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Maior controle por parte de sua expedição
Muito comum é entregar a nota que deveria ser entregue para uma transportadora, para outra, então ao utilizar este documento, você dá um passo importante para evitar esse tipo de acontecimento. Utilizar o romaneio de coleta para sanar possíveis dúvidas é outra importante forma função deste documento.
Como você pôde perceber, a utilização do romaneio de coleta é de extrema importância e deve ser utilizado em cada coleta que acontecer em sua empresa, dessa maneira muitos problemas, preocupação e dores de cabeça são evitados.
Existem plataformas de gerenciamento de fretes que disponibilizam a emissão automática do romaneio de coleta para cada pedido, a Central do Frete pode te ajudar nessa e em outras questões.
